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Erhöhte Automatisierung durch Upgrade auf InBetween PROFESSIONAL Plus

Die Kombination von medienneutralen Produktinformationen mit Layoutdefinitionen für InDesign ermöglichen es Knipex, die Katalogproduktion zu automatisieren. Durch die Migration und das Upgrade auf die Serverlizenz InBetween PROFESSIONAL Plus ließen sich diese Prozesse nochmals erheblich optimieren.

In der Werkzeugindustrie hat die Marke Knipex weltweit einen hohen Stellenwert. Das mittelständische Unternehmen hat sich auf die Fertigung von Zangen spezialisiert. Die klare Fokussierung sorgt für eine hochwertige und stark optimierte Prozesskette. Diese beginnt bereits in der Schmiede und endet beim fertigen Produkt. Bereits 1882 wurde die Zangenschmiede in Cronenberg, das heute zu Wuppertal gehört, gegründet und ist mittlerweile Top-Anbieter auf dem europäischen Markt.

Das Erfolgskonzept des Unternehmens ist sein hoher Qualitätanspruch. Knipex ist es sehr wichtig, diesen Wert auch in seinen Produktkatalogen darzustellen. Daher war es das Ziel, nicht allein Zeit und Kosten zu sparen, sondern Produktinformationen zielorientiert, schnell, ohne hohen Aufwand und in hervorragender Qualität zu publizieren. Diese anspruchsvollen Ziele realisierte Knipex mit der Dynamic Publishing-Lösung InBetween.

Vom Handsatz zum automatisierten Publishing

Die Hauptkataloge wurden ursprünglich durch einen externen Dienstleister in QuarkXPress komplett manuell erstellt. Durch die daraus resultierenden langen Produktionszyklen waren die Beschreibungen der Produktsortimente und deren Merkmale, die Bilddaten und auch die technischen Informationen häufig veraltet. Die fremdsprachigen Katalogversionen konnten nur mit einem erheblichen Zeitaufwand realisiert werden, was eine Einschränkung bei den Sprachvarianten und unterschiedliche Stände bei den Produktsortimenten zur Folge hatte. Heute werden die kompletten Text- und Bilddaten in einem Produktinformationsmanagement-System vorgehalten. Darauf aufbauend wurden die Preislisten schon vor knapp zwei Jahren mit der OEM-Einzelplatzversion mediandoPRINT automatisiert.
Schnell wurde auch der Printkatalog zu einem Projekt, mit dem ebenfalls die Vorteile dieser Lösung genutzt werden konnten. Ziel war es zunächst vor allem, in der deutschen Version – der Hauptsprache des PIM-Systems – mit geringem Zeitaufwand eine Basisvorlage erstellen zu können, so dass in der Folge die verschiedenen Sprachvarianten durch Textaktualisierungen erstellt werden können.

Mit InBetween konnte dieses Ziel bereits im ersten Schritt erreicht werden. Der Umsetzungspartner Jörg Bunse erstellte InBetween-Templates auf deren Basis dem DTP-Team ein InDesign-Dokument zur Verfügung gestellt wird, dessen Inhalte vollständig automatisiert aus dem PIM-System heraus gespeist werden. Die Kosten- und Zeitersparnis ist somit beträchtlich.

Um die Automatisierung weiter zu erhöhen, entschied sich Knipex 2010 für eine Migration auf die InBetween Vollversion und ein Upgrade auf die  Serverlizenz InBetween PROFESSIONAL Plus. Mit dieser Variante können erweiterte InBetween-Funktionen genutzt werden, um für die Katalogproduktion noch einen höheren Automatisierungsgrad zu erreichen. Insbesondere bei der hochkomplexen Tabellendarstellung des Katalogs. 2010 wurde nun der neue Hauptkatalog mit 212 Seiten in einer Erstauflage von 60.000 Exemplaren erstellt. Die Anzahl der Sprachversionen konnte bereits von 10 auf 18 erhöht werden. Ein weiterer Ausbau ist geplant.

Effiziente Katalogproduktion

Die Basis für InBetween ist eine XML-Datei, die über die Schnittstelle des PIM-Systems generiert wird. Mithilfe der Dynamic Publishing Software fließen dann alle Informationen automatisch in die Templates, in denen alle Layoutdefinitionen enthalten sind, und die Seitenstrecke des Kataloges entsteht vollautomatisch in InDesign. Bis auf wenige Kreativ-Bereiche muss das Layout nachträglich nicht optimiert werden. Nach dem Wechsel auf die InBetween Vollversion wird nun auch die aktuellste InDesign-Version unterstützt. Durch die Kombination mit dem 64-Bit-fähigen InBetween Server konnte die Generierung der InDesign-Dokumente deutlich beschleunigt werden.

Neben diesem Effizienzgewinn ist auch die plattformübergreifende Verfügbarkeit von InBetween und InDesign ein weiterer, für Knipex entscheidender Vorteil. So wurden die Templates und Musterdokumente auf einem Apple Macintosh erstellt, da das Finishing ebenfalls auf dieser Plattform vorgenommen wird. Die Korrekturen an den Dokumenten werden dagegen auf Windows-Rechnern durchgeführt.

Um eine dynamische Generierung der relativ komplexen Tabellen mit nur wenigen Templates zu ermöglichen, wurden mit Unterstützung des Agenturdienstleisters und Umsetzungspartners Jörg Bunse zunächst die Ausgangsdatenstrukturen so angepasst, dass bestimmte Attribute entsprechend den Anforderungen von Knipex zusammengefasst werden können. Trotz der einheitlichen Optik weisen verschiedene Tabellenbereiche nämlich ein sehr unterschiedliches Verhalten in Bezug auf verbundene Zellen und Breitendefinitionen auf. In einigen Tabellen werden mehrere Produktgruppen miteinander verbunden, etwa für Sortimente aus dem eigentlichen Produkt und verschiedenem Zubehör.

Flexible Templates und kreative Elemente

Mit diesen Anpassungen können die Templates nun flexibel aufgebaut werden und es werden deutlich weniger Templates benötigt. Dazu steuern verschiedene Attribute bereits im PIM-System die Geometrie der Tabellen und bieten somit die größtmögliche Flexibilität bei der Ausgabe. Dank der neuen Möglichkeit, in InBetween PROFESSIONAL Plus mehrere Tabellen zu einer gemeinsamen Tabelle zu verbinden, wird zudem die manuelle Nachbearbeitung in InDesign weiter minimiert.

Trotz der automatisierten Seitenstrecken gibt es immer noch genügend Freiraum für kreative Elemente, besonders bei den Top-Produkten, die grafisch stärker hervorgehoben werden sollen. Zwar ist der Grundaufbau mit Texten und Tabelleninformationen identisch, es wird aber verstärkt mit Key-Visuals gearbeitet, die dann teilweise auch manuell zusammengestellt werden. Daher werden etwa 80 Prozent des Katalogs automatisiert erstellt. Der Rest verbleibt im manuellen Finishing, das jedoch ebenfalls durch den direkten Zugriff auf die Daten unterstützt wird.

Zeit und Kosten sparen

Dass der Nachbearbeitungsaufwand so gering ausfallen würde, überraschte die Verantwortlichen bei Knipex. Die Entscheidung für InBetween PROFESSIONAL Plus brachte Knipex eine Reihe hilfreicher Zusatzfunktionen. Durch die Nutzung von verknüpften Tabellen, Zellenverbünden und Bildskalierungen wurden die Satzarbeiten besonders im Tabellenbereich so optimiert, dass nur minimale Eingriffe notwendig sind. Infolgedessen können die Satz- und Korrekturphasen, die bisher über eine externe Agentur abgewickelt wurden, komplett inhouse bewältigt werden. Auch dies bedeutet wieder eine erheblich Zeitersparnis, da nur kurze Kommunikationswege entstehen.

 

Interview

Ein kurzer Prozess

Marcus Roß, Leiter IT-Projekte Marketing bei Knipex, erläutert die Vorteile einer zentralen Datenhaltung und hochautomatisierten Katalogproduktion für die effiziente Produktkommunikation.

Welche Bedeutung hat der gedruckte Katalog heutzutage für ein mittelständisches Unternehmen?
Da wir uns im Vertrieb weniger an den Endkunden als vielmehr an Groß- und Fachhändler wenden, ist für Knipex die Preisliste das hauptsächliche Informationsmittel. Diese wird dementsprechend auch jährlich aktualisiert. Trotzdem ist auch der Katalog für uns sehr wichtig, da gerade im Anwendungsbereich hier vieles ausführlicher erklärt und auch grafisch dargestellt werden kann.

Im Vergleich zu elektronischen Medien – welche Rolle übernimmt der Printkatalog im Medienmix?
Gerade die handwerklichen Betriebe haben gerne auch durchaus handfeste Kataloge in der Hand. Das liegt sicherlich mit daran, dass kleinere Betriebe nicht ständig die Zeit haben, sich im Internet sämtliche Artikel anzuschauen. Auf der anderen Seite sind im Informationszeitalter größere Anbieter oder Verbände sogar auf elektronische Daten angewiesen, um ihre eigenen Prozesse zu optimieren und den Zeitaufwand zu reduzieren. Das hält sich tatsächlich  die Waage. Somit ist in unserer Branche der Printkatalog ein Medium, das nie aussterben wird.

Ist insofern der Printkatalog eher für die Endkunden von Nutzen?
Das ist nicht ganz richtig. Der Katalog hat durchaus auch für den Fachhändler einen großen Nutzen. Mit einem Printkatalog können besondere Eigenschaften durch Anwendungsmerkmale noch unterstrichen und visualisiert werden. Das ist auch ein Trend, den wir zukünftig durch die vielen neuen Sprachversionen unterstützen möchten. Zudem kann die technische Vielfalt zum Beispiel in einer Preisliste, die auf Preise und die wichtigsten Merkmale reduziert ist, nicht so gut herausgearbeitet werden wie in einem Katalog. Hier ist einfach jede Information enthalten, die wichtig ist, um die Produkte optimal vermarkten zu können.

Welche Herausforderung bedeutet diese Kommunikation von Anwendungs- und technischen Informationen für die Produktion der Kataloge?
Einen besonderen Anspruch stellt bei uns vor allem der Tabellenbereich dar. Wir haben verschiedene Produktgruppen, also Produkte mit weitgehend identischen Merkmalen, die zusammengefügt werden müssen. So gibt es zum Beispiel innerhalb der Gruppe ‚Kombizangen’ verschiedene Längen oder Formen. Solche feinen Unterschiede werden dann in den Tabellen herausgearbeitet. Deswegen haben wir sehr großen Wert darauf gelegt, dass gerade für die Tabellen ein sehr hoher Automatisierungsgrad erzielt wird.

Hat ein hoher Automatisierungsgrad der Produktion auch weitere Vorteile?
Das Traditionelle ist natürlich die Kosten- und Zeitreduktion. Aber darüber hinaus gibt es noch viele verschiedene Faktoren, die entscheidend sind. Für uns war dies beispielsweise die flexible Erstellung von unterschiedlichen Sprachversionen. Da unsere Kataloge bislang komplett manuell erstellt wurden, hatten wir teilweise die unterschiedlichsten Sortimentsabbildungen. Insofern war die Entwicklung jeder Sprachvariante recht lang und zeitintensiv. Mit der einheitlichen Datenbasis und den schnelleren Prozessen können wir nun tatsächlich die Sprachvarianten mit dem aktuellen Produktsortiment und zugleich in mehr Sprachen anbieten. So können wir viel mehr Märkte bedienen.

Wie schnell können Sie die Kataloge nun produzieren?
In diesem Workflow benötigen wir für das Hauptdokument wenige Wochen;   die Fremdsprachenversionen können in noch kürzerer Zeit produziert werden.

Was möchten Sie in Zukunft im Dynamic Publishing noch realisieren?
Wir sind zunächst einmal sehr zufrieden mit der jetzigen Situation. Die Umstellung von manuellem Handsatz auf die automatisierte Katalogproduktion ist schon ein sehr großer Schritt. Wo wir dann noch hinwollen? Ganz klar in ein größeres Angebot an Sprachvarianten und teilweise sicherlich auch noch in die Optimierung von Templates, zum Beispiel bei der Preisliste. Für diese hatten wir zwar schon einen sehr hohen Automatisierungsgrad erreicht, doch auch hier haben wir durch die neue InBetween-Version, die wir seit diesem Jahr nutzen, noch viele weitere Möglichkeiten entdeckt, um Prozesse weiter zu optimieren, die jetzt noch ein wenig komplex sind.

Dann haben wir im Katalog einige Vorschaltseiten, die noch gar nicht automatisiert ausgegeben werden, weil dort bislang individuell mit Texten und Bildern gespielt worden ist. Das ist nun ein Prozess, den wir beim nächsten Mal gerne mit einfügen würden. Das heißt, dass bei der nächsten Katalogproduktion nicht nur die Produktinformation, sondern wirklich alle Text- und Bildinhalte, die zurzeit in unseren Printmedien verwendet werden, im Vorfeld gepflegt werden. Das wäre der nächste Schritt, um den Prozess zu straffen.

Wie lautet Ihr Fazit?
Tatsache ist, dass wir wirklich überrascht waren, wie detailliert wir die Templates und die InDesign-Ausleitungen mit Layoutinformationen und -positionierungen aufbereiten konnten. Das war ursprünglich so gar nicht geplant gewesen. Eigentlich dachten wir zuerst nur daran, lediglich die Inhalte auszuspielen. Die Funktionen die wir durch die Migration und das Upgrade erhalten haben, eröffneten uns jedoch ganz neue Möglichkeiten. Durch die Entwicklungen und Überlegungen im Vorfeld sind wir dann schon im ersten Schritt zu einem sehr hohen Automatisierungsgrad gelangt. Und das lässt natürlich hoffen, dass wir zusätzlich noch weitere Optimierungen erzielen können.

 

 

 

Knipex-Werk C. Gustav Putsch KG

Knipex ist der führende Hersteller von Zangen für professionelle Anwender in aller Welt. Mit 800 Beschäftigten in Wuppertal entwickelt und fertigt Knipex Lösungen für effektives, leichtes und sicheres Arbeiten.

Seit mehr als 125 Jahren ist Knipex ein unabhängiges Familienunternehmen. Hohe Qualität und Leistungsfähigkeit, ständige Verbesserung und die Orientierung an menschlichen Werten sind Grundlagen seines Handelns.
www.knipex.de

 

Umsetzungspartner

Jörg Bunse
Funckstrasse 47
D-42115 Wuppertal

Mobil +49 (0) 160 843 10 22
E-Mail: j.bunse@agentur-bemberg.de
Internet: www.agentur-bemberg.de